Formato exógena 1008 por el año gravable 2018: reporte de cuentas por cobrar

En el formato 1008 v.7 se reportan saldos de cuentas por cobrar iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a un $1.000.000, dependiendo de lo que le corresponda informar a cada reportante). La estructura de esta hoja de trabajo es una copia de la que se presentaría para el formato 1008.

Para poder organizar la información de forma que se pueda conocer qué terceros acumulan saldos por todo tipo de cuenta por cobrar iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, dependiendo de lo que le corresponda informar a cada reportante), los pasos que se sugiere efectuar son los siguientes:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo de Excel, con los saldos fiscales a diciembre de 2018 para todas las cuentas por cobrar (incluida la provisión fiscal sobre cuentas por cobrar), y que el valor total de estos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al renglón 35 del formulario 110 para la declaración de renta de 2018 (nota: si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta de 2018, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total de las cuentas por cobrar a diciembre 31 que terminen relacionándose únicamente con sus cédulas de rentas de capital y rentas no laborales (ver parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 000060 de 2017).
2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante 2018 como mandante en contratos de mandato, o como asociada en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, o como partícipe oculta en contratos de cuentas en participación; en ese caso se retirarían las cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 de 2018 pero que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato, o de los contratos de exploración, o de los consorcios y uniones temporales, o de los contratos de cuentas en participación… pues tales cuentas por cobrar serán reportadas únicamente por el mandatario que representó a la entidad o persona natural informante en el contrato de mandato, o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participó, o por el gestor del contrato de cuentas en participación (ver parágrafo del artículo 26 de la Resolución 000060 de 2017).
3. Con las cuentas por cobrar que queden, y sin incluir la de provisión fiscal de deudores a diciembre 31 (pues la misma se reportará detallada con sus terceros sin que sus saldos se mezclen con los saldos que tengan en las demás cuentas), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una base de datos donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2018.
4. Seguidamente, a la base de datos en cuestión se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el NIT (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el código contable de la cuenta. Recuerde que todos los reportantes, sin importar si por 2018 están sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por cobrar a la que correspondan, a sus beneficiarios del exterior. Además, cuando se tenga que reportar a terceros del exterior que sean personas naturales, ya no se podrá con tipo de documento 43 (sin identificación del exterior) y usando los seudo-NIT del 444444001 al 444449999. Eso solo se permitirá para reportar a los terceros del exterior que sean personas jurídicas. Por tanto, a los terceros del exterior que sean personas naturales siempre se les deberá reportar con tipo de documento 42 (documento extranjero), y con el número de identificación fiscal que utilizan en el exterior para efectos del impuesto de renta de sus respectivos países.
5. Lo siguiente es calcular subtotales a dicha base de datos, de tal forma que se efectúe la suma en la columna “saldo fiscal” por cada cambio en el NIT. Con eso se descubre cuáles terceros acumularon valores iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, según le corresponda a cada reportante), involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2018.
6. A los terceros que sí deben ser llevados de forma individualizada al reporte (porque superaron el tope antes comentado), se les pone un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2018″).
7. Una vez ejecutados los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a diciembre de 2018” queden sin color de relleno, serán los que integrarán las cuantías menores con registro único 222.222.222. La forma de armar ese registro especial de las cuantías menores por cada concepto (las “cuantías menores de cuentas por cobrar clientes”, las “cuantías menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados”, etc.), sería realizando nuevamente el ordenamiento de la base de datos, pero usando como criterio el código contable de la cuenta.

*Documento realizado y revisado por nuestro líder de investigación tributaria y contable, Diego Guevara M.

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