Mediante el artículo 5 de la Resolución DIAN 006 de febrero 3 de 2017 se prescribió el Formulario 220 que todos los empleadores (personas naturales y jurídicas) deberán expedir a más tardar el 17 de marzo de 2017 para certificar los pagos y las retenciones que durante el año gravable 2016 efectuaron a todos sus empleados.
Aunque los artículos 378 y 379 del E.T., al igual que el numeral 1 del artículo 1.6.1.13.2.43 del DUT 1625 de octubre 11 de 2016 (luego de ser modificado con el artículo 32 del Decreto 2105 de diciembre 22 de 2016) indican que la Certificación de ingresos y retenciones solo debe expedirse a las personas naturales asalariadas, incluso, a los asociados de las CTA, sucede que las instrucciones del renglón 37 del Formulario 220, publicado en PDF por la DIAN como anexo a su Resolución 006 de febrero de 2017, violan las anteriores normas e indican que el Formulario 220 se tendría que expedir a todo tipo de empleado, es decir, sin importar si fue un empleado por salarios o un empleado por servicios. En realidad, a aquellos trabajadores que no tenían vínculo laboral y a pesar de que hayan terminado siendo tratados como empleados durante el 2016, solo se les debería expedir un certificado sencillo de retención por “otros conceptos” a que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.13.2.43 del DUT 1625 de 2016. Sin embargo, esta es la cuarta vez en que la DIAN insiste en que el Formulario 220 se le expida por igual a los empleados por servicios (ver también los formularios 220 diseñados para los años gravables 2013 a 2015). Además, es importante destacar que una persona natural prestadora de servicios pudo haber sido tratada como empleada por parte de su agente de retención a lo largo del 2016, pero al final del año 2016 es posible que dicha persona no pertenezca al universo de empleados. Lo anterior puede suceder en razón a que la certificación del Decreto 1070 de mayo de 2013 que la persona entregó a su agente de retención durante el 2016 hacía referencia a lo que fueron sus ingresos del año anterior, es decir, del año 2015, y en función de ello el agente de retención lo trató a lo largo del 2016 como empleado. Pero al finalizar el 2016, y fijándose en los ingresos del mismo año 2016, es posible que la persona prestadora de servicios no termine perteneciendo al universo de empleados, pues sus ingresos por servicios no le representa más del 80% de sus ingresos ordinarios del año. Es por lo anterior que el Formulario 220 debería expedirse solamente a los asalariados y así no confundir al beneficiario del certificado encasillándolo como empleado por el 2016 cuando es posible que al final del 2016 no termine perteneciendo a dicha categoría. En todo caso, y gracias a los cambios introducidos con la Ley 1819 de diciembre 29 de 2016, el año gravable 2016 será el último en el que las personas prestadoras de servicios se tendrían que estar clasificando entre empleados, trabajadores por cuenta propia o las demás personas naturales.
Se advierte además que los valores que se certifiquen en el Formulario 220 por el año gravable 2016, y si los pagos fueron hechos a un asalariado, serán los mismos con los que luego se podrá diligenciar la parte pertinente del Formato 1001 para los reportes de información exógena del año gravable 2016 (ver el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 112 de octubre de 2015 en el cual se indica que se debe reportar los pagos efectivamente realizados al asalariado durante el 2016). En todo caso se debe advertir que si el Formulario 220 por el año gravable 2016 se termina expidiendo a aquellas personas que cobraron servicios sin tener relación laboral, pero que fueron tratados como empleados del artículo 329 del E.T., en ese caso las instrucciones del renglón 37 del Formulario 220 no son exactas, pues para este tipo de empleados debería reportarse no solo los valores efectivamente pagados, sino también hasta los simplemente causados o abonados en cuenta. Además, la información que quede contenida en los formularios 20 del año gravable 2016 entregados a todos los empleados, también se reportará en el formato 2276 versión 1 exigido en el artículo 29 de la Resolución 112 de octubre de 2015, el cual fue modificado con el artículo 9 de la Resolución 0084 de diciembre 30 de 2016.
Además, se debe tener presente que los artículos 378 a 380 del E.T. y el fallo del Consejo de Estado de febrero de 2003 para el expediente 12859 indican que este certificado del Formulario 220 siempre se debe expedir sin que el asalariado lo deba solicitar primero, pues equivale al documento que reemplazará su obligación de declarar renta. Por tanto, si el Formulario 220 también se usará para certificar los valores pagados o abonados en cuenta a los prestadores de servicios que fueron tratados durante el 2013 como empleados, habría que entender que a ellos también es forzoso darles en todos los casos este mismo Formulario 220 y que si ellos no quedaron obligados a declarar renta por el año gravable 2015 (ver artículo 7 del Decreto 2243 de noviembre de 2015 donde se indica quiénes quedaron exonerados de declarar renta del año gravable 2015) entonces, también deberán conservar por 5 años este Formulario 220, pues será el que reemplazará su obligación de declarar renta.
Adicionalmente, se advierte que el artículo 6 del E.T. (luego de ser modificado con la Ley 1607) y también el artículo 7 del Decreto 2243 de 2015 indican que las personas naturales residentes ante el Gobierno colombiano por el año gravable 2015, que no quedaron obligadas a presentar declaración de renta, podrán de todas formas presentar su declaración de renta en forma VOLUNTARIA y si con ello se les forman saldos a favor por causa de las retenciones que les hayan practicado, tal saldo a favor se lo devolverán directamente en la DIAN (ver la parte final del instructivo que está en el respaldo del Formulario 220). Por este motivo es de esperarse que más personas naturales se interesen por estar pidiendo este tipo de certificado como el Formulario 220, pues con ellos tendrán el soporte de estas retenciones en la fuente que luego llevarán a sus declaraciones (voluntarias u obligatorias) de la declaración de renta año gravable 2015.
Incluso, en los Conceptos 4592 de enero 25 de 2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio de 2007 la DIAN ha opinado que las Cooperativas de Trabajo Asociado deben haber practicado retenciones en la fuente a las compensaciones que les pagan mensualmente a sus asociados, y que debieron hacerlo de la misma forma como se hacen retenciones en la fuente a los que sí son asalariados. Por tanto, opina la DIAN que estas Cooperativas de Trabajo asociado, por haber practicado las retenciones en dicha forma, deberían expedir a sus asociados el mismo certificado de ingresos y retenciones que se diseña pensando en los asalariados.
En el artículo 5 de la Resolución 0006 de febrero 3 de 2017 se estableció lo siguiente: “El Certificado de Ingresos y Retenciones a que se refiere esta Resolución, podrá ser producido por las diferentes casas impresoras o diseñado por los agentes retenedores para ser expedido por computador en formas continuas, siempre y cuando se conserven la distribución y el contenido de la información exigida”.
Pero es extraño que esta parte de la norma no haya incluido la frase que sí se incluía en las resoluciones similares de años anteriores y que en relación con la elaboración del Formulario 220 decía: “Este certificado deberá expedirse en original y dos (2) copias para el interesado y una (1) copia para el agente retenedor”. Por tanto, si la norma del artículo 5 de la Resolución 006 de 2017 no incluyó esta frase, quizás se debió a un error de omisión de la DIAN, pero lo más sensato es que el Formulario 220 para año gravable 2016 también se expida en original y la misma cantidad de copias con que se hizo hasta el año gravable 2012.
El plazo para expedir este certificado será hasta el día 17 de marzo de 2017 (ver artículo 1.6.1.13.2.43 del DUT 1625 de octubre de 2016, luego de ser modificado con el artículo 32 del Decreto 2105 de diciembre 22 de 2016).
En la presente herramienta se reproduce el mismo texto del Formulario 220 que fue diseñado por la DIAN para que quienes lo deseen utilizar como plantilla, puedan diligenciarlo y luego imprimirlo en original y dos copias si es que su software contable no les permite hacerlo directamente y no desean tampoco ir a conseguirlo gratuitamente en las sedes de la DIAN. Para el diligenciamiento del mismo, es importante consultar las instrucciones que trae el formulario (ver las instrucciones en la versión de PDF del Formulario 220 que publicó la DIAN)
